Réglement intérieur de la salle Marguerite BOUCICAUT

A-OBJET DE LA MISE A DISPOSITION

Article 1

La salle des fêtes Marguerite Boucicaut est gérée par la municipalité. Elle est composée d’une salle de 152 personnes, avec scène. La salle comprend des annexes (bar, cuisine, laverie, vestiaires, sanitaires)

Article 2

La gestion (administration, planning et réservation) est placée sous la responsabilité de la Mairie.

B- UTILISATION DE LA  SALLE

Article 3- Capacité

La salle des fêtes Marguerite Boucicaut a une capacité de de 152 personnes.

Article 4- Tarifs

La location de la salle des fêtes Marguerite Boucicaut sera consentie sur la base des tarifs déterminés par le Conseil Municipal de Verjux (délibération du 21/07/2014).

Les tarifs applicables lors de la réservation par l’organisateur lui seront communiqués à titre indicatif. Toutefois si une délibération modificative intervient avant la date de la manifestation, ce sont les nouveaux tarifs qui seront appliqués.

Article 5- Délai de réservation et fréquence

La réservation de la salle des fêtes doit avoir lieu au maximum 8 mois à l’avance et sera limitée à 2 locations par an et par foyer au tarif préférentiel pour les habitants. Au-delà de ces deux locations, les autres les autres locations seront consenties au tarif appliqué pour les personnes extérieures. La réservation sera prioritaire pour les associations de la commune.

Article 6- Modalités de réservation

Tout utilisateur devra impérativement retirer au moins 1 mois avant la manifestation, au secrétariat de Mairie une demande de convention ; celle-ci doit indiquer l’objet de la manifestation, ses horaires, et son caractère si public. Une liste de l’inventaire de la vaisselle et du matériel sera remise à l’utilisateur. La prise en compte effective de la réservation ne se fera qu’avec le versement d’un chèque d’arrhes de 30%.

L’utilisateur devra également fournir une attestation d’assurance responsabilité civile, éventuellement une copie ou la dispense de l’agrément du traiteur ou prestataire de service (dans le cas d’une manifestation à caractère public).

Cette convention dûment complétée, devra être retournée dans les plus brefs délais (minimum 3 semaines avant la date d’utilisation prévue). Passé ce délai, toute demande est susceptible de ne pas être honorée.

L’utilisateur devra demander les autorisations de buvettes si elles sont nécessaires.

Article 7- Responsabilité

Les autorisations d’utilisation sont données à titre rigoureusement personnel, et ne peuvent sous aucun prétexte être cédées. En cas de litiges, seule la responsabilité de l’utilisateur et de son assurance sera engagée. La sous-location est strictement interdite et n’ouvre aucun droit à son éventuel bénéficiaire. Elle priverait, par ailleurs, le demandeur de tous les droits ultérieurs à de nouvelles mises à disposition de la salle municipale.

Article 8- Entretien des locaux et du matériel

L’utilisateur prendra contact 15 jours avant la manifestation prévue, avec le secrétariat de Mairie (téléphone : 03 85 91 68 40), afin de convenir d’un rendez-vous pour la remise des clés et pour l’état des lieux contradictoire, qui sera également à établir, à la reprise des clés.

A l’issue de la location, l’utilisateur devra déposer la vaisselle utilisée et rendue propre, sur la table de la cuisine et les consoles, et déposer aussi la vaisselle cassée, sur le rebord de la fenêtre de la cuisine.

En cas de dégradation, les frais de remise en état, seront supportés par l’utilisateur. Le bris de vaisselle ou la perte, sera facturé au prix de la valeur indiquée sur l’inventaire.

En cas de mauvaise utilisation du matériel électro-ménager, la commune sera en droit d’exiger son remplacement.

Il appartient à l’utilisateur, de procéder au nettoyage, à la remise en place des tables et des chaises (voir plan joint), au balayage et lavage des salles, cuisine et sanitaires utilisés (les matériels et produits d’entretien sont à la charge de l’utilisateur). L’utilisateur doit procéder au conditionnement des détritus et de toute matière dans les poubelles prévues à cet effet, à stocker dans le local désigné lors de la remise des clés.

Article 9- Modalité de paiement

L’utilisateur dûment autorisé à utiliser les locaux de la salle, s’engage à remettre un chèque d’arrhes de 30% du montant de la location, établi à l’ordre du Trésor Public, et un chèque de caution de 250€ au secrétariat de Mairie. La somme à payer, concernant le solde de la location de la salle, les frais de fonctionnement seront encaissés le jour de la remise des clés, par le secrétariat de Mairie. La somme à payer concernant la casse ou la non restitution de la vaisselle sera également  à payer auprès du secrétariat.

En cas d’impossibilité d’utiliser la salle, le jour venu, pour cause quelconque, l’utilisateur devra en avertir le secrétariat de Mairie, le plus tôt possible. Si un report de date est souhaité, une nouvelle demande devra être formulée selon la même procédure. En cas d’annulation définitive, la commune se réserve le droit de conserver les arrhes versées, sauf en cas d’annulation pour force majeure.

C- SECURITE, SURVEILLANCE, ENTRETIEN DES LOCAUX, RESTAURATION

Article 10- Prévention

Il est interdit de fumer dans les locaux, d’avoir une tenue indigne ou indécente, d’être en état d’ébriété.

L’utilisateur s’engage à respecter les consignes de sécurité et à assurer le contrôle et la surveillance des personnes accueillies et supportera les conséquences des dégradations éventuelles.

Lors de la mise en place de la salle, l’utilisateur devra se conformer aux normes imposées par la Commission de Sécurité ; une attention particulière devra être portée en ce qui concerne :

-l’éclairage de sécurité, qui est obligatoire, quelle que soit la manifestation, ne doit en effet être coupé sous aucun prétexte y compris à l’occasion d’un spectacle.

-les portes d’accès et les issues de secours, figurant au plan d’évacuation, doivent toujours être dégagées dans leur totalité.

-en aucun cas, il ne faut débrancher le système du limiteur de son !!!

-en cas de branchement illégal, la location ne sera plus accordée à l’utilisateur, en cas de dérogation aux consignes, la caution pourra être retenue.

-les extincteurs ne peuvent en aucun cas être enlevés ou déplacés, sauf en cas d’incendie.

Il ne devra être fait usage d’aucun appareil ou équipement extérieur, sans avoir obtenu l’accord préalable de la Mairie.

Il est formellement interdit de tirer les alimentations électriques à partir des tableaux de distribution, les raccordements se feront exclusivement sur les prises installées dans la salle.

La Mairie de Verjux dégage sa responsabilité, en cas d’accident survenant à toute personne utilisatrice des locaux, dans le cadre de la manifestation, elle dégage également sa responsabilité en cas d’accueil de public en surnombre par rapport à la capacité maximum prévue par la Commission de Sécurité.

La Mairie de Verjux ne saurait être inquiétée par le vol ou la détérioration partielle ou totale des biens propriétés de l’utilisateur.

Il est rappelé que l’utilisateur devra fournir une attestation d’assurance de responsabilité civile actualisée, lors de la remise des clés et couvrant les dommages qui pourraient être occasionnés sur le matériel ou l’équipement confiés.

Il est rappelé que l’accès aux locaux techniques (chaufferie…) est formellement interdit à toute personne, y compris les membres de l’organisation de la manifestation et que les systèmes de sécurité du circuit gaz notamment, ne peuvent être réarmés, qu’après une intervention d’urgence gaz (voir coordonnées affichées dans la cuisine).

Cette intervention pourra être facturée, dans le cas d’usage abusif du système de sécurité.

Article 11- Dispositions particulières (animaux, alcool, bruit, parking)

L’entrée des animaux est interdite dans la salle.

Il est interdit de sortir le mobilier à l’extérieur de la salle (tables et chaises).

Il est interdit, sauf autorisation spéciale, de consommer ailleurs que dans les locaux prévus à cet effet.

Il est rappelé aux utilisateurs qu’ils engagent leur responsabilité et encourent des sanctions en cas de vente de boisson ne correspondant pas à la catégorie de licence temporaire délivrée et en cas de non-respect de la législation relative à la lutte contre l’ivresse prescrite par l’arrêté préfectoral de 05 décembre 1977 et les articles L3321-1 à L3355-8 du Code de la santé publique.

Il est rappelé que toutes les mesures doivent être prises pour éviter de troubler la tranquillité des riverains ; ceci implique en particulier, de fermer les fenêtres et de baisser le volume du niveau sonore après 22h. La limitation du niveau de bruit à l’intérieur est fixée à 95db.

Il est demandé aux utilisateurs de la salle des fêtes d’utiliser le parking du city stade

D- DISPOSITIONS PARTICULIERES AUX REPAS

En application de l’arrêté préfectoral n°2008/08 05528, article 2, toute personne morale organisatrice de repas assurés par un tiers extérieur, doit s’assurer de son agrément ou de sa dispense d’agrément, auprès des services vétérinaires. A cet effet, l’organisateur est tenu de déclarer en Mairie, sur la convention d’utilisation de la salle, l’identité de la personne ayant préparé le repas, ainsi que le nombre de convives prévus. A défaut et conformément à la réglementation, les repas se verront interdits.

E- DISPOSITIONS GENERALES


Dans l’intérêt de la conservation des locaux mis à disposition, il est interdit de fixer ou d’accrocher au plafond, aux murs et aux tirants de la structure, quoi que ce soit (aucune punaise, pâte à fixe…)

Tout particulier ou toute personne morale qui aura utilisé les locaux mis à disposition et qui dérogera aux conditions du présent règlement intérieur, qui n’assurera pas la sécurité ou qui aura laissé commettre des dégradations, se verra retirer toute autre utilisation immédiate à venir.

Dans le cas de représentation publique d’une œuvre littéraire ou musicale (concert, bal, théâtre…), les organisateurs sont invités à prendre contact avec les services de la SACEM pour le règlement des droits afférents à la manifestation.

Article 12 – Agents communaux

Le responsable de la salle des fêtes et les agents du service communal sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’application du présent règlement